Für die Einsicht und Nachbearbeitung von Stechuhrzeiten stehen folgende Möglichkeiten in PersPlan zur Verfügung:
Planung: Ist-Zeiten: Änderungsprotokoll
Planung: Ist-Zeiten: Zeiterfassung Fehlerprotokoll
Planung: Ist-Zeiten: Zeiterfassung Stechuhrzeiten
Planung: Ist-Zeiten: Änderungsprotokoll
Das Änderungsprotokoll weisst auf, welche Änderungen an den ursprünglichen Stechuhrzeiten vorgenommen wurden. Es wird ebenfalls protokolliert, wenn fehlende Stechuhreinträge ergänzt wurden.
Folgende Änderungen werden protokolliert: Datum und Uhrzeit der Änderung, Benutzer der die Änderung vorgenommen hat und was geändert wurde: Stechuhreintrag vor der Änderung und Stechuhreintrag nach der Änderung. Korrekturen an den Stechuhrzeiten in PersPlan werden unter Planung: Ist-Zeiten: Zeiterfassung Fehlerprotokoll vorgenommen.
Einstellbar für das Änderungsprotokoll sind folgende Kriterien:
Ein gewünschtes Datum oder auch ein Datumsbereich für Änderungen an den Stechuhrzeiten kann angezeigt werden.
Innerhalb des eingestellten Datums bzw. Datumsbereichs können Änderungen an den Stechuhrzeiten für einem bestimmten Mitarbeiter angezeigt werden. Hierfür wird die Checkbox links neben PersNr. aktiviert. Dann wird die gewünschte Personalnummer eingetragen bzw. über die Entertaste im leeren Eingabefeld die Liste der Mitarbeiter gezeigt und der gewünschte Mitarbeiter gewählt. Neben dem Datum, dem Mitarbeiter können die Änderungen auch nur für eine bestimmte Abteilung bzw. und oder für einen Betrieb angezeigt werden, indem die zutreffenden Checkboxen aktiviert werden.
Eine Nachbearbeitung der Stechuhrzeiten ist durch das Berechtigungskonzept geregelt. Siehe unter: Zeiterfassung PersPlan Stammdaten: Zeiterfassung
Planung: Ist-Zeiten: Zeiterfassung Fehlerprotokoll
Im Fehlerprotokoll werden Einträge gezeigt, die beim Registrieren der Uhrzeit einen Fehlercode produziert haben.
Per E-Mail werden die Abteilungen bzw. der Betrieb informiert, dass es zu einem Fehler in der Zeiterfassung gekommen ist.
In der E-Mail wird die Nummer des Fehlerprotokolls an den E-Mail-Empfänger gesendet, der in PersPlan unter Stammdaten: Zeiterfassung: Zugriffsrechte für die Abteilung und den Betrieb unter E-Mail hinterlegt ist.
Die fehlerhaften Einträge müssen nachbearbeitet werden, damit die tatsächlichen Ist-Zeiten verbucht und als Arbeitszeit für die Mitarbeiter registriert werden können.
Exemplarisch für einen fehlerhaften Eintrag wird die Nummer 080 des Fehlerprotokolls genommen:
Der Eintrag 080 ist das Fehlerprotokoll für den 19.02.2025 für die Abteilung: LOG und den Betrieb MAG_NORD.
Für die Bearbeitung eines Fehlereintrags wird der Button Bearbeiten aktiviert. Die folgende Ansicht wird erhalten:
Die Ansicht der Fehlereinträge kann über die Checkbox Erledigte Fehler ausblenden gefiltert werden:
Ist die Checkbox aktiviert, dann werden die Einträge gezeigt, die einen Fehler aufweisen. Ist die Checkbox deaktiviert, dann werden sowohl die erledigten als auch die fehlerhaften Einträge erhalten.
Die Ansicht gliedert sich in drei Bereiche:
– Personal aus Fehlerprotokoll ==> der Mitarbeiter mit Personalnummer, Name und Vorname wird gezeigt
– Stechuhr ==> Eintrag am 19.02.2025 um 10:43 Uhr an Terminal U2022 mit dem Status (10) Kommen Anmeldung wurde registriert.
– Fehler ==> Für diesen Eintrag wurde der Fehler 60 festgehalten == Es wurde keine Uhrzeit, sondern ein Anrechnungsgrund für den Tag im Dienstplan gefunden.
– Stechuhr ==> Eintrag am 19.02.2025 um 16:42 Uhr an Terminal U2022 mit dem Status (60) Gehen Abmeldung wurde registriert.
– Fehler ==> Für diesen Eintrag wurde der Fehler 60 festgehalten == Es wurde keine Uhrzeit, sondern ein Anrechnungsgrund für den Tag im Dienstplan gefunden.
Die Liste der Fehlercodes siehe: Fehlercode.
Der angezeigte Fehler muss korrigiert werden, da die Stechuhrzeit nicht mit den Sollzeiten in der Planung für den Mitarbeiter übereinstimmen. Die Entscheidung welche Istzeiten für den Mitarbeiter für das Datum gelten und registriert werden sollen entscheidet der Sachbearbeiter, der das Fehlerprotokoll bearbeitet.
Über den Button Info wird ein Überblick über die geplanten Sollzeiten als auch bereits erfasste Einsätze des Mitarbeiters für die zugehörige Abteilung, den Betrieb und für den Monat gezeigt.
Die Möglichkeiten für die Korrektur der Fehler in der Stechuhr:
1. Korrektur im Vorgang der Ist-Zeiten Bearbeitung:
Der Button Ist-Zeiten bearbeiten wird aktiviert und nach der AZVO Prüfung werden bereits registrierten Ist-Zeiten (falls vorhanden) für den Mitarbeiter gezeigt.
Direkt in die Felder IST für das Datum (hier 19.02.2025) kann die Korrektur eingegeben werden, wenn der Mitarbeiter kein f frei an diesem Datum hat, sondern gearbeitet hat.
In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass der Mitarbeiter geearbeitet hat und das f für den 19.02.2025 wurde mit der Uhrzeit 10:45 und 16:45 überschrieben.
Nachdem Speichern der Korrektur sieht das Fehlerprotokoll so aus:
Abschliessend wird der Button Stechuhrzeit buchen aktiviert und die Korrektur für den 19.02.2025 wird als Arbeitszeit (Ist-Zeit) für den Mitarbeiter registriert.
Der Fehlereintrag wird automatisch als fehlerfrei markiert und wird je nach Deaktivierter bzw. Aktivierter Checkbox in der Ansicht gezeigt.
2. Korrektur über die Button Beginn bzw. Ende aus Dienstplan übernehmen
Für die Korrektur mittels der Dienstplanzeiten wird exemplarisch der fehlerhafte Eintrag Nummer 079 des Fehlerprotokolls verwendet:
Der Eintrag 079 ist das Fehlerprotokoll für den 19.02.2025 für die Abteilung: LOG und den Betrieb MAG_SÜD.
Das Fehlerprotokoll für diesen Eintrag zeigt die Vorgänge 10 Anmeldung (Kommen) und 60 Abmeldung (Gehen) auf.
Der Vorgang 10 ist mit dem Fehlercode 45 belegt:
Fehlercode 45 ==> Die aktuelle Uhrzeit liegt hinter der Beginnzeit im Dienstplan
Der Vorgang 60 Gehen ist mit dem Fehlercode 50 belegt:
Fehlercode ==> 50 Die aktuelle Uhrzeit liegt vor der Endezeit im Dienstplan
In beiden Fällen weicht die registrierte Uhrzeit sowohl von der Uhrzeit der Dienstplanung als auch von der Toleranz (hier: 5 Minuten) für die Abteilung und für den Betrieb ab.
Aufgrund der Toleranzen (Abweichungen, die zwischen der registrierten Uhrzeit und der Beginn- bzw. Endezeit im Dienstplan liegen darf), ermittelt PersPlan, ob sich die Differenz der Uhrzeiten innerhalb der Toleranz liegen. Falls die Differenz die Toleranz über- bzw. unterschreiten wird ein Fehler in der Zeiterfassung ausgegeben. Diese Fehler müssen korrigiert werden, damit die Ist-Zeiten für die Mitarbeiter korrekt registriert werden.
Für den Vorgang 10 Anmeldung (Kommen) hat der Mitarbeiter eine registrierte Beginnzeit von 10:42. Gemäß Dienstplan sollte der Mitarbeiter um 08:00 Uhr beginnen. Der Mitarbeiter, der den Fehlereintrag korrigiert, kann über den Button Beginn aus Dienstplan übernehmen die Uhrzeit des Dienstbeginns als zu registrierende Zeit in der zeiterfassung für den Mitarbeiter übernehmen.
Analog hierzu funktioniert auch die Übernahme der Uhrzeit aus dem Dienstplan für den Vorgang 60 Abmeldung (Gehen).
Nachdem der Button aktiviert wurde erscheint die folgende Rückmeldung:
Wenn es weitere Anmeldungen bzw. Abmeldungen gibt, dann muss entschieden werden, ob alle Einträge mit dieser Beginn- bzw. Endezeit versehen werden sollen. Wird die Rückmeldung mit Ja bestätigt, dann gibt es nur diesen Anmeldevorgang, der mit der Beginn- bzw. Endezeit des Dienstplans belegt wird. Wird die Rückmeldung mit Nein quittiert, dann wird nur der aktuelle Eintrag mit der Beginn- bzw. Endezeit des Dienstplans versehen.
3. als nicht gebucht /erledigt markieren
Für Einträge, die nicht korrigiertt werden sollen kann der Button als nicht gebucht /erledigt markieren gewählt werden, damit der zutreffende Eintrag nicht mehr im Fehlerprotokoll erscheint.
4. Manuelle Eingabe
Im Fehlerprotokoll soll weder die registrierte Beginn- noch die Endezeit übernommen werden. Für diese Korrektur ist die manuelle Eingabe vorgesehen. Die Beginnzeit und die Endezeit werden in die Felder eingegeben. Dann wird der Button manuelle Eingabe aktiviert.
Nachdem der Button aktiviert wurde erscheint die folgende Rückmeldung:
Wenn es weitere Anmeldungen bzw. Abmeldungen gibt, dann muss entschieden werden, ob alle Einträge mit dieser Beginn- und Endezeit versehen werden sollen. Wird die Rückmeldung mit Ja bestätigt, dann werden alle Anmelde- Abmeldevorgänge mit der Beginn- bzw. Endezeit des Dienstplans belegt. Wird die Rückmeldung mit Nein quittiert, dann wird nur der aktuelle Eintrag mit der manuellen Beginn- bzw. Endezeit versehen.
7. Stechuhrzeit buchen bzw. übernehmen
Über den Button Stechuhrzeit übernehmen wird die registrierte Arbeitszeit (Ist-Zeit) für den Mitarbeiter übernommen.
Planung: Ist-Zeiten: Zeiterfassung Stechuhrzeiten
Die registrierten Arbeitsbeginn – und Arbeitsendezeiten werden gezeigt. Für ein Datum und nach Abteilung und Betrieb gefiltert werden die Stechuhrzeiten angezeigt. Das Kommen Vorgang 10 und das Gehen Vorgang 60 der Mitarbeiter werden mit Datum, Uhrzeit, Terminal, P-Nr und Name gezeigt. Wenn es einen Dienstplan für das Datum und den Mitarbeiter gibt, dann werden die Planzeiten von bis und die Pause, die Funktion ud die Beschäftigungsart angezeigt.
Ist der Stechuhreintrag fehlerhaft, dann wird der Fehlercode und die Fehlerbeschreibung angezeigt.
Folgende Fehlercodes können auftreten:
10 Alles OK
25 Falsches Betriebeterminal
30 Personalnummer wurde nicht gefunden
40 Die aktuelle Uhrzeit liegt vor der Beginnzeit im Dienstplan
45 Die aktuelle Uhrzeit liegt hinter der Beginnzeit im Dienstplan
50 Die aktuelle Uhrzeit liegt vor der Endezeit im Dienstplan
55 Die aktuelle Uhrzeit liegt hinter der Endezeit im Dienstplan
60 Es wurde keine Uhrzeit, sondern ein Anrechnungsgrund für den Tag im Dienstplan gefunden
70 Es ist ein Fehler aufgetreten. Die Stechuhrzeit wurde nicht verbucht
99 Keine Uhrzeit und kein Anrechnungsgrund geplant
Für jeden Fehler ausser 10 Alles OK erfordert eine Bearbreitung des Eintrags und muss dann zum Buchen freigegeben werden.