Die Software zur Registrierung der Arbeitszeit kann sowohl für den standalonebetrieb an einem Zeiterfassungsterminal als auch für den Ablauf auf einer PC Arbeitsstation konfiguriert werden.
Zeiterfassung am Zeiterfassungsterminal:
Screenshot: Zeiterfassungsterminal: Eingabe von Personalnummer oder Lesen des QRCode
Die Arbeitszeit kann auf zwei Arten am Zeiterfassungsterminal registriert werden. Entweder registriert sich der Mitarbeiter über die Eingabe seiner Personalnummer oder er nutzt die Möglichkeit den QRCode seiner Personalnummer über den QR-Codeleser am Zeiterfassungsterminal einlesen zu lassen. Der QRCode der Personalnummer wird in PersPlan erstellt und ist dem Mitarbeiterausweis beigefügt.
Die manuelle Eingabe der Personalnummer erfolgt über eine Bildschirmtastatur, die angezeigt wird, sobald der Button PersNr. angeklickt wird.
Screenshot: Bildschirmtastatur
Nach der Eingabe der Personalnummer, entweder direkt oder als QR-Code, ermittelt die Client-Software, ob dieser Mitarbeiter in der Personaldatenbank angelegt ist.
1. Die Persoanlnummer des Mitarbeiters wurde in der Personaldatenbank nicht gefunden. Es wird die Meldung:“Die Uhrzeit konnte nicht verbucht werden“ erhalten. Diese Meldung teilt mit, dass eine Registrierung der Uhrzeit im System nicht möglich war, da die Personalnummer nicht in der Personaldatenbank gefunden wurde.
2. Wurde die Personalnummer in der Personaldatenbank gefunden, dann erscheint in einer Messagebox: der Vorname, Name, die Personalnr. und der Stundensaldo des Mitarbeiters.
Ferner muss die Rückmeldung:“Soll die aktuelle Uhrzeit registriert werden ?“ mit Ja bzw. Nein bestätigt werden.
Wird die Rückmeldung mit Nein bestätigt, dann werden die Informationen des Mitarbeiters zurückgesetzt und die nächste Registrierung kann erfolgen. Wird die Rückmeldung mit Ja bestätigt, dann wird die Uhrzeit des Mitarbeiters registriert. Die Angaben: Vorname, Name, Personalnummer, Stundensaldo, Info (Uhrzeit für Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende) und eventuell aufgetretene Fehler werden im Feld Hinweis angezeigt.
Screenshot: Zeiterfassungsterminal mit dem Ergebnis nach der Eingabe der Personalnummer
Zeiterfassung PC Arbeitsstation:
Aktiviert der Mitarbeiter den Button Zeit erfassen in der Client-Software der Zeiterfassung wird aufgrund der Windows Anmeldung im Netzwerk der Accente wird die Personalnummer des Mitarbeiters in der Personaldatenbank gesucht.
1. Die Persoanlnummer des Mitarbeiters wurde in der Personaldatenbank nicht gefunden. Es wird die Meldung:“Die Uhrzeit konnte nicht verbucht werden“ erhalten. Diese Meldung teilt mit, dass eine Registrierung der Uhrzeit im System nicht möglich war, da die Personalnummer nicht in der Personaldatenbank gefunden wurde.
2. Wurde die Personalnummer in der Personaldatenbank gefunden, dann erscheint in einer Messagebox: der Vorname, Name, die Personalnr. und der Stundensaldo des Mitarbeiters.
Ferner muss die Rückmeldung:“Soll die aktuelle Uhrzeit registriert werden ?“ mit Ja bzw. Nein bestätigt werden.
Wird die Rückmeldung mit Nein bestätigt, dann werden die Informationen des Mitarbeiters zurückgesetzt und die nächste Registrierung kann erfolgen. Wird die Rückmeldung mit Ja bestätigt, dann wird die Uhrzeit des Mitarbeiters registriert. Die Angaben: Vorname, Name, Personalnummer, Stundensaldo, Info (Uhrzeit für Arbeitsbeginn bzw. Arbeitsende) und eventuell aufgetretene Fehler werden im Feld Hinweis angezeigt.
Screenshot: PC Arbeitsstation: Arbeitszeit registrieren durch das Aktivieren des Button Zeit erfassen
Zeiterfassungsterminal und PC Arbeitsstation:
Nachdem die Personalnummer erfasst ist wird die folgende Messagebox angezeigt:
Der Mitarbeiter erhält die Angaben: Vorname, Name, Personalnr. und den Stundensaldo.
Mittels der Button Kommen und Gehen steuert der Mitarbeiter, ob die aktuelle Uhrzeit für seinen Arbeitsbeginn oder für das Arbeitsende registriert werden soll. Kommen == Arbeitsbeginn und Gehen == Arbeitsende. Über das X wird die Messagebox geschlossen ohne das ein Vorgang der Uhrzeitenregistrierung stattfindet.
Screenshot: Kommen und Gehen registrieren.
Die registrierten Arbeitszeiten und die Einstellungen zur Zeiterfassung werden unter Stammdaten: Zeiterfassung und Planung: Ist-Zeiten in PersPlan verwaltet.