Elektronische Zeiterfassung
Konzept
Aktueller Stand
Einheitliche elektronische Arbeitszeiterfassung
Die Zugriffsberechtigungen werden über Rollen verwaltet
Aktueller Stand
Die elektronische Zeiterfassung erfolgt in PersPlan aktuell über ein PC-basiertes Stechuhrmodul. Dieses wird in den Abteilungen Logistik, Produktion, Hauswirtschaft und Equipment verwendet. Die Arbeitszeit (Beginn und Ende) wird über die Eingabe der Personalnummer und einen abteilungsbezogenen vierstelligen Code erfasst. Die Zeiten entsprechen der minuten-genauen aktuellen Uhrzeit zum Zeitpunkt des Vorgangs und können an der Stechuhr mit einer entsprechenden Benutzerberechtigung bearbeitet werden.
Die erfassten Zeiten der „Stechuhr“ werden als Vorerfassung in einer abteilungsbezogenen Datenbank gespeichert. User mit einer entsprechenden Berechtigung kontrollieren und bearbeiten diese Zeiten und lösen die Buchung der Vorerfassung in den tatsächlichen Ist-Arbeitszeiten aus.
In den Restaurantbetrieben und den Veranstaltungen der Abteilung Bankett erfolgt die Zeiterfassung über ein CheckIn-Modul durch die Restaurant- bzw. Teamleiter. Die Zeiten werden direkt in die tatsächlichen Ist-Arbeitszeiten gebucht.
Die Ist-Arbeitszeiten können in verschiedenen Modulen in PersPlan bearbeitet werden:
Ist-Zeitenerfassung je Abteilung, Betrieb und Zeitraum
Ist-Zeiten je Mitarbeiter
Personalanforderungen: Ist-Zeiten
Kundenaufträge: Ist-Zeiten
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Einheitliche elektronische Arbeitszeiterfassung
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben und der Betriebsvereinbarung Elektronische Zeiterfassung wird ein einheitliches System zur Arbeitszeiterfassung implementiert.
Inhaltliche Konzeption
Die Erfassung der Ist-Arbeitszeiten in PersPlan wird für die Abteilungen und Betriebe mit elektronischer Zeiterfassung deaktiviert, da die Zeiten aus der elektronischen Zeiterfassung entnommen werden und eine Nachbearbeitung nur über die Fehlerlisten (s.u.) gemäß einer festgelegten Berechtigungsstruktur erfolgt.
Die elektronische Arbeitszeiterfassung erfolgt über Erfassungsterminals. Die Arbeitnehmer werden den Terminals zugeordnet und können nur an den zugeordneten Erfassungsterminals die Arbeitszeiten registrieren. Wenn ein Arbeitnehmer die Zeit an einem nicht zugeordneten Terminal registriert, wird dieses im Fehlerprotokoll festgehalten und muss von berechtigten Usern nachbearbeitet werden. Die Registrierung erfolgt über einen QR-Code, der eineindeutig dem Arbeitnehmer zugeordnet und verschlüsselt ist. Optional kann in einer Erweiterung ein Kopierschutz der Codes implementiert werden. Da es unterschiedliche Mitarbeiter-Ausweise gibt, wird QR-Code auf einem Etikett gedruckt, das auf dem jeweiligen Ausweis angebracht wird. Für die Mitarbeiter mit einem temporären Ausweis aus dem Zutrittskontrollsystem (ZKM) kann der QR-Code in das Foto des Mitarbeiters eingebettet werden.
Arbeitnehmer mit einem ihnen zugeordneten Bildschirmarbeitsplatz können die elektronische Zeiterfassung an ihrem Arbeitsplatz nutzen.
Das Check-In-Modul wird für die Restaurants und die Bankett-Veranstaltungen weiterhin genutzt.
Grundlage für die Ist-Arbeitszeiten ist die Arbeitszeit gemäß Dienstplan.
Es werden der Beginn, das Ende und Unterbrechungen (z.B. Termin beim Arzt) der Arbeitszeit erfasst. Die durch Betriebsvereinbarung geregelten Pausen werden nicht erfasst. Es wird die tatsächliche Uhrzeit zum Zeitpunkt der Registrierung festgehalten. Bei Abweichungen zwischen den geplanten und den erfassten Zeiten ist die Planzeit maßgeblich. Innerhalb einer einstellbaren Schwelle ist eine Abweichung möglich. Die Vorgabe für diese Schwelle ist bei 5 Minuten und kann systemweit in der Administration angepasst werden. Wenn abweichend von der Planung Beginn oder Ende einer Arbeitszeit registriert werden, wird dieses festgehalten und über das Fehlerprotokoll zur Kontrolle und Nachbearbeitung gemeldet (s. u.)
Nach dem Registrieren der Ist-Arbeitszeit wird dem Mitarbeiter der Stundensaldo des aktuellen Monats angezeigt. Der Saldo beginnt am ersten jeden Monats bei 0 und beinhaltet nur die erfassten Arbeitszeiten ohne Pausen und ohne Anrechnungsgründe für „krank oder Urlaub“.
Alle Zeiterfassungen über dieses System sind vorläufig und können innerhalb einer Frist von 14 Tagen durch die berechtigten Vorgesetzten geändert werden. Die Änderungen werden mit Angabe des Users und dem Zeitpunkt der Änderung protokolliert.
Das System erstellt je Bereich ein Fehlerprotokoll mit
• Registrierungen an nicht zugeordneten Erfassungsterminals
• Abweichungen der Beginn- oder Endzeiten vom Dienstplan
• Fehlende Beginn- oder Endzeiten
Das Fehlerprotokoll wird dem jeweils Verantwortlichen automatisch per E-Mail gesendet und muss von diesem innerhalb von 14 Tage bearbeitet werden. Die Sachverhalte der gemeldeten Fehler können positiv validiert oder abgelehnt werden. Alle Bearbeitungen werden protokolliert. Über Fehlerprotokolle, die nicht innerhalb der 14 Tage Frist bearbeitet wurden, erhalten die Mitglieder der Gruppe Ändern von Zeiterfassungen nach Ablauf der 14-Tage-Frist eine E-Mail-Benachrichtigung.
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Die Zugriffsberechtigungen werden über Rollen verwaltet:
Zeiterfassung am Erfassungsterminal
Mitglieder dieser Gruppe können die Ist-Arbeitszeit an für sie definierten Terminals registrieren.
Zeiterfassung an der Arbeitsstation
Mitglieder dieser Gruppe können die Ist-Arbeitszeit am für sie definierten PC-Arbeitsplatz registrieren.
Ändern von Zeiterfassungen für einen definierten Bereich
Mitglieder dieser Gruppe können für einen definierten Bereich (Abteilung, Betrieb) die Ist-Arbeitszeiten innerhalb der 14-Tage-Frist ändern und die Fehlerprotokolle bearbeiten.
Ändern von Zeiterfassungen für alle Bereiche
Mitglieder dieser Gruppe können für alle Bereiche (Abteilung, Betrieb) die Ist-Arbeitszeiten innerhalb der 14-Tage-Frist ändern und die Fehlerprotokolle bearbeiten.
Ändern von Zeiterfassungen nach Ablauf der 14-Tage-Frist
Mitglieder dieser Gruppe können für alle Bereiche (Abteilung, Betrieb) die Ist-Arbeitszeiten nach Ablauf der 14-Tage-Frist ändern und die Fehlerprotokolle bearbeiten.
Zeiterfassungen und Protokolle nur lesen
Mitglieder dieser Gruppe können alle registrierten Arbeitszeiten, Fehler- und Änderungsprotokolle aufrufen und lesen. Eine Bearbeitung ist nicht möglich.
Die Rollen sind kumulativ, soweit das sinnvoll ist.